Projektzeiterfassung in der Vergangenheit

In der Vergangenheit war es nicht üblich die genauen Projektzeiten zu erfassen. Da vielerorts mechanische Stechuhren zum Einsatz kamen, war dies auch gar nicht möglich. Es konnte nur die kommen und gehen Zeiten erfasst werden, aber was genau gemacht wurde nicht analysiert.

Von mechanischen zu elektronischen Systemen

Wie schon gesagt, gab es am Anfang vielerorts mechanische Stechuhren, die Mitarbeiter beim kommen und gehen genutzt haben um sich abzustempeln. Die Chefs konnte so genau sehen, wer wie lange auf Arbeit war. Auch bei Pausen musste gestempelt werden. Diese Methode sagte aber noch nicht über die genaue Aufteilung der Arbeit aus.

Nach und nach wurden die mechanischen System durch elektronische Systeme ersetzt. Mitarbeiter bekommen eine Chipkarte, auf der ihre Daten gesichert sind und ziehen diese dann durch elektronische Lesegeräte beim kommen und gehen. Dabei werden aber auch nicht die genauen Aufgaben erfasst. Diese Art der Zeiterfassung ist allerdings auch nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Arbeitnehmer gestattet. Sonst ist nur die reine Arbeitszeiterfassung zugelassen.

Software Lösung und Mobile Zeiterfassung

Auch die Projektzeiterfassung entwickelt sich stetig weiter. Es gibt jetzt auch schon mobile Datensender, die Mitarbeiter bei Außendiensten bei sich tragen und die Informationen über deren Position an einen Zentralen Server übermitteln. So kann der Vorgesetzte nachvollziehen wo sich der Arbeitnehmer aufgehalten hat. Auch hier kann der Vorgesetzte nur sehen, ob der Mitarbeiter auch wirklich am Einsatzort war, ob er wirklich gearbeitet hat ist nicht ersichtlich.

Auch Software Lösungen werden bei Unternehmen immer populärer. Es gibt Client-Server Lösungen, die direkt vor Ort beim Kunden installiert werden und die webbasierten Lösungen, die in der Cloud verfügbar sind. Bei einer Software Lösung, kann in der Regel nach Projekt oder Kunde differenziert werden und so sieht der Vorgesetzte, was genau gearbeitet wurde. Das ist aber nicht nur für die interne Abrechnung wichtig, sondern auch für eine exakte und transparente Abrechnung dem Kunden gegenüber.

Interessante Projekte im Internet finden

Jeder, der als Freelancer tätig ist, kennt bestimmt das Problem der Projektsuche. Manche können passende Aufträge nicht finden, für andere ist die Suche zu zeitaufwändig. Wo und wie man suchen sollte, ist auch nicht jedem bewusst. Jeder hat bestimmt eigene Methoden, die auf eine gewisse Weise funktionieren. Ganz anders ist es, wenn man sich die ganze Suche sparen kann. Aber wie findet man dann neue Aufträge? Es gibt seit einiger Zeit Anbieter, so genannte Projektvermittlungsplattformen wie das Berliner Start-up twago, deren Zielgruppe Freelancer und KMUs die sind. Man braucht nur einige Minuten, um sich anzumelden und das eigene Profil zu erstellen. Den Rest macht die Plattform. Wenn ein neues Projekt ausgeschrieben wird, bekommen alle Freelancer mit passenden Skills eine Benachrichtigung und können sich nun bewerben.

Welche Bereiche decken die Plattformen ab? Es gibt verschiedene Anbieter, die nur in einem Bereich (z.B. Handwerk) aktiv sind, aber die größten sind eigentlich in meisten Bereichen, wie zum Beispiel Programmierung, Web- & Grafikdesign und verschiedenen Unternehmensservices wie Übersetzen, SEO, SEM, usw. tätig.

Was unterscheidet die Projektplattformen von anderen Anbietern, zum Beispiel den Online-Jobbörsen? Wie der Name schon verrät, vermitteln sie Projekte. Das heißt, sie verbinden Auftraggeber und Dienstleister und zwar nicht nur auf dem lokalen Markt, sondern international. Entfernung oder Staatsgrenzen stellen eigentlich keine Hindernisse dar. Herkunft der Auftraggeber und Freelancer ist eigentlich egal, wichtig ist, was man kann und ob man fair handelt. Dank dem internationalen Aspekt der Projektplattformen kann man viele interessante Geschäftskontakte knüpfen. Für die Auftraggeber ist es auch ein gewisser Vorteil, sich nicht nur auf den lokalen Markt zu konzentrieren, weil die gleiche Leistung in verschiedenen Regionen der Welt unterschiedlich bezahlt wird. Das heißt, bei einem knappen Budget, kann man hoffen, dass Dienstleister aus anderen Regionen der Welt einen günstigeren Preis für die gleiche Leistung anbieten. Man muss natürlich nicht das günstigste Angebot wählen, sondern sich für den Freelancer entscheiden, bei dem man das beste Gefühl hat oder der mehrere positive Bewertungen mit seinen bisherigen Aktivitäten auf der Plattform gesammelt hat.

Das Potential dieses Marktes ist sehr groß, weil immer mehr Experten als Freelancer arbeiten und der Trend entwickelt sich weiter. Die Marktanalysen aus den USA zeigen, dass dort etwa 30% aller Beschäftigten als Freiberufler arbeiten. In Europa sind die Zahlen noch nicht so überzeugend und liegen weiterhin knapp unter zehn Prozent, aber die wirtschaftliche Situation in der EU hat die Anzahl der Freelancer und der damit potentiellen Kunden der Projektplattformen deutlich beeinflusst.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein Teil des Projektmanagements, beinhaltet allerdings nicht die Führung der Mitarbeiter und die Personalplanung. Vielmehr geht es beim Projektcontrolling um die Planung und die statistische Kontrolle und Auswertung der Projekte. Projektcontrolling hat auch einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Kunden, denn mit nachhaltigem Projektcontrolling können Angebote viel exakter Kalkuliert werden und dadurch gibt es keine Verzögerungen mehr.

Am Anfang eines jedes Projekts ist es wichtig genaue Ziele zu definieren. Damit am Ende auch eine Aussage über das Erreichen der Ziele gemacht werden kann, müssen die Ziele auch messbar sein. Um die Ziele dann auch immer im Blick zu haben bietet es sich an eine Meilensteintrendanalyse durchzuführen. Aufbauend auf den Zielen werden Meilensteine festgelegt die zu erreichen sind und diese werden dann wöchentlich oder alle zwei Wochen ausgewertet. So kann man sehr schnell erkennen wenn sich der Termin verzögert und rasch reagieren.

Unterstützung durch eine Projektzeiterfassung Software
Bei allen Projekten wird vorab ein Budget festgelegt. Dieses muss auch immer im Auge behalten werden und das geht am besten mit einer online Projektzeiterfassung. Bei einer guten Softwarelösung kann das Budget projektspezifisch eingerichtet werden und auch Stundensätze können Individuelle angepasst werden.

Egal wie gut ein Projekt geplant wird, es gibt immer noch ein Restrisiko und daher muss auch das Krisenmanagement beim Projektcontrolling beachtet werden. Es sollten vorab klare Maßnahmen definiert werden, falls es doch zu Komplikationen kommen sollte. Wichtig ist aber vor allem, Pufferzeiten einzuberechnen.

Nach dem Abschluss des Projekts folgt dann eine genaue Auswertung der Ziele und der benötigten Zeit. Auch hierbei kann eine Zeiterfassung sehr hilfreich sein, denn sie zeigt auf, welche Aufgaben sich als Zeitbremsen herausgestellt haben. Außerdem kann man genau erkennen ob man im Budget lag oder vielleicht darüber hinaus geschossen ist. Die Planung zukünftiger Projekte lässt sich dadurch viel effektiver gestalten.

Agenturen und die Wichtigkeit einer Projektzeiterfassung

Es gibt bestimmte Branche, in denen ist die Projektzeiterfassung wichtiger als in anderen Branchen. Vor allem Agenturen profitieren enorm von einer projektbasierten Zeiterfassung.

Agenturen, wie zum Beispiel Werbe- oder Designagenturen, arbeiten in der Regel auf Projekt Basis. Meist haben sie verschiedene Kunden für die sie gleichzeitig arbeiten und daher müssen die Zeiten übersichtlich erfasst werden, damit nichts durcheinander kommt. Oftmals kommt dann noch dazu, dass für jeden Kunden auch noch verschiedene Projekte bearbeitet werden. Da hilft dann keine Excel Tabelle mehr um das alles übersichtlich darstellen zu können.

Es bleibt also nur noch die Option, eine Software Lösung zu implementieren wo die Mitarbeiter ihre Zeiten dann minutengenau erfassen können. Hierbei gibt es zwei zur Auswahl: die Client/Server Lösung und die web-basierte Software. Letztere bietet vor allem für Agenturen deutliche mehr Vorteile. Die Client-Server Lösung muss meist vor Ort im Unternehmensnetzwerk installiert werden und kann auch nur dort genutzt werden. Mit eine web-basierten Lösung ist man da weitaus flexibler, da diese Lösung auch von unterwegs über Smartphone genutzt werden kann.

In einer Software können dann Kunden, Projekte und meist sogar noch Tätigkeiten angelegt werden auf die Mitarbeiter buchen können. Meist kann auch eingestellt werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter, die auch für das Projekt arbeiten, darauf Zeiten buchen können. Mit allen gesammelten Daten werden dann die Auswertungen erstellt, mit denen dann die Abrechnungen gemacht werden. Außerdem helfen die Daten bei der zukünftigen Angebotserstellung.

Eine Projektzeiterfassung ist wie gesehen unumgänglich für Unternehmen, wie Agenturen, die projektbasiert arbeiten.

Projektzeiterfassung für Freelancer

Alle Unternehmen die Projekt-basiert arbeiten müssen ihre Arbeitszeiten erfassen damit die Abrechnungen am Ende des Monats stimmen. Auch Freiberufler haben meist mehrere Projekte gleichzeitig laufen und benötigen daher eine Zeiterfassung.

Viele Freelancer nutzen aus Kostengründen dazu immer noch Excel Tabellen. Am Ende des Monats werden alle Zeiten zusammengetragen und geschlossen in eine Excel Tabelle eingepflegt. Oftmals sind Freelancer den ganzen Tag damit beschäftigt und vergessen auch regelmäßig Zeiten. Für Freelancer ist es jedoch extrem wichtig, Zeiten genau zu erfassen, denn sonst können sie diese den Kunden nicht in Rechnung stellen. Es bietet sich an, eine online Projektzeiterfassung zu nutzen. Damit geht der Überblick nie verloren und alle Leistungen werden genau erfasst.

Mit einer Projektzeiterfassung kann der Freelancer für jeden Kunden Projekte anlegen und diese in Leistungen unterteilen. Damit ist für den Kunden genau ersichtlich was für ihn gemacht wurde. Durch die hohe Transparenz können wiederum neue Kunden gewonnen werden. Die erfassten Daten können dann Problemlos exportiert und in die Rechnungen übernommen werden. Dadurch sparen sich Freelancer viel Zeit und Nerven. Wenn man bedenkt, dass online Lösungen recht günstig sind, lohnt sich die Investition definitiv.

Mit einer Projektzeiterfassung Ihr Projektmanagement unterstützen

Projektmanagement einfach gemacht
Projektmanagement umfasst alles vom Planen, über das Steuern und Kontrollieren, bis hin zur Auswertung von Projekten. Bei jedem Projekt gibt es gewisse Stakeholder, die gewisse Erwartungen mitbringen. Der Projektmanager muss sich also mit dem oder den Stakeholder(n) zusammensetzen und genau definieren, was dessen oder deren Erwartungen bezüglich Zeit, Kosten und Inhalten sind. Durch dieses Vorgehen entsteht eine hohe Transparenz gegenüber dem Kunden.

Wenn die grobe Planung steht, kann sich der Projektmanager sein Team zusammenstellen. Diese Phase ist sehr wichtig, denn durch eine falsche Wahl könnte das Projekt ins stocken geraten.

Projektcontrolling
Um das Projekt effektiv zu steuern, braucht es eine Auftragszeiterfassung. Eine web-basierte Projektzeiterfassung ermöglicht ihnen die Erstellung verschiedener Projekte und die Unterteilung dieser in Aufgaben. Es kann auch ein Budget für das gesamte Projekt angelegt werden, welches Sie immer im Blick haben. Sollte es einmal kritisch werden mit dem Budget, sind Sie in der Lage sehr schnell reagieren zu können.

Mit den gesammelten Daten lassen sich sehr schnell Zeitfresser identifizieren. Es lässt sich hinterher sehr schnell nachvollziehen, in welchen Bereichen Ressourcen eventuell falsch eingesetzt wurden. Dadurch gestalten Sie die Planung für zukünftige Projekte noch effektiver.

Projekt Zeiten erfassen

Mit einer Projektzeiterfassungsoftware steigern Sie Ihre Effizienz
Exakte Zeiterfassung ist für effektives Arbeiten ein muss. Mit einer passenden Software vereinfachen Sie die Prozesse und können genauere Kalkulationen erstellen. Das gilt vor allem für Freiberufler und Unternehmen, die Projektbasiert arbeiten, die Transparenz gegenüber ihren Kunden aufrechterhalten müssen. Schluss mit dem lästigen händische Ausfüllen von Stundenzettel.

Was sollte eine Zeiterfassungsoftware können?
Es ist wichtig, dass in der Software nach Projekt, Kunde und Tätigkeit differenziert werden kann. Dadurch wird Transparenz geschaffen und es wird sofort ersichtlich, wo die Zeitbremsen, bzw. die Zeitfresser liegen. Es sollte des Weiteren möglich sein, das Budget welches der Kunde für ein Projekt ansetzt, zu definieren. So behalten Sie den aktuellen Stand immer im Auge und können gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Es gibt verschiedene Methoden Zeiten zu erfassen und jeder arbeitet anders. Daher ist es von Vorteil, wenn eine Projektzeiterfassung sowohl die Möglichkeit mit einem Timer oder einem Stundenzettel Zeiten einzutragen.

Was ist der Vorteil einer web-basierten Lösung?
Eine web-basierte Zeiterfassung benötigt keine Installation und auch keine Wartung. Sie Zahlen auch keine Einrichtungsgebühren sondern nur den monatlichen Satz. Mit einer web-basierten Anwendung sind Sie unabhängig von Ort und Zeit. Sie können von überall und jederzeit auf die Software zugreifen um Zeiten zu erfassen und Projekte einzusehen.